Effektive Projektstrukturierung leicht gemacht.

Herzlich Willkommen bei der zweiten Folge und dem dritten Schritt dieses Prozesses zur effektiven Projektstrukturierung. In der letzten Folge haben wir uns mit den Problemen beschäftigt und haben über die Wunderfrage einen Zugang zu wichtigen Zielen des Projektes gefunden, die auch motivierend auf die Teammitglieder wirken.

In dieser Folge erfahren Sie, wie Sie die Stärken und Ressourcen des Teams aktivieren und kennenlernen und das Projekt in Form von konkreten Meilensteinen skizzieren.

3. Schritt: Die Stärken kennenlernen.

Nach dem Exkurs in die erreichte Lösung und der damit einhergehenden Öffnung der Beteiligten für den Lösungsprozess, geht es nun wieder zurück zum Anfang des Projektes und zur Identifikation der Stärken des Teams. Hierzu verwendenet man die Technik der Skalierung, die im Weiteren ausführlicher genutzt wird.

Stellen Sie sich eine Skala von 0 – 10 vor. 0 bedeutet, sie wissen noch nichts von der Lösung des Problems; 10 bedeutet, Sie haben die perfekte Lösung, das Wunder, erreicht. Wo stehen Sie heute? Sie haben sich vielleicht schon mit dem Problem beschäftigt. Sie wissen etwas darüber oder haben eine Ahnung von der Lösung. Vielleicht haben Sie in der Vergangenheit schon Maßnahmen ergriffen, die zu der Lösung des Problems beitragen. Also wo stehen Sie heute? Stellen Sie sich diese Frage im Team und sammeln Sie die einzelnen Elemente, die Ihnen einfallen.
Nehmen wir einmal für dieses Beispiel die Position 4. Das ist schon ein erkennbarer Fortschritt und eine gute Leistung. Wie haben Sie das geschafft? Die Elemente, die Sie nun aufzählen und finden, sind zumindest Teile Ihrer Ressourcen als Person oder Team, die Sie bisher aktivieren konnten und Ihnen auch weiterhin in dem Projekt zur Verfügung stehen. Generell besitzt jeder Mensch und jedes Team alle Ressourcen, die sie zur Lösung der eigenen Probleme brauchen, manchmal sind sie nur nicht direkt zugänglich, bewusst oder genügend ausgebaut.
Also was hat Sie oder Sie und ihr Team zur Position 4 auf der Skala gebracht?

Hier einige Beispiele aus dem genannten Projekt:

• Hoher eigener Anspruch
• Eigeninitiative
• Bewusstsein der eigenen Schwächen
• Gutes Teamwork
• motivierte Mitarbeiter
• „Kunden im Genick“
• Zeitnahe Reaktion auf Kritik und Vorschläge
• Gute Inhalte
• Permanente gegenseitige Information / Kommunikation

Oft nehmen Menschen die Ressourcen, die sie in der Vergangenheit erfolgreich eingesetzt haben und in der Zukunft auch einsetzen können als zu selbstverständlich hin. Wie zum Beispiel das gemeinschaftliche Besprechen eines Problems in der Gruppe oder das Recherchieren des Umfeldes. Oft sagen Menschen sich, dass sie das doch immer so gemacht haben und dass das doch nichts Besonderes sei. Es ist die Ressource, die Sie vielleicht einmal in einem anderen Kontext vergessen könnten, wenn Sie sie am dringendsten brauchen. Sie haben über das Problem nachgedacht, diskutiert oder Informationen recherchiert? Sammeln Sie weiter, bis Ihnen nichts mehr einfällt.

4. Schritt: Schritt für Schritt zur Projektstruktur.

Im letzten Schritt haben wir die Ressourcen, Fähigkeiten und genutzten Möglichkeiten kennengelernt, die das Projektteam auf seinen heutigen Stand gebracht hat. Das ist gut. Jetzt nutzen wir die Skala, um das Projekt und den Projektrahmen weiter zu skizzieren.
Auf der Skala von 0 – 10 haben Sie durch die bisherigen Entwicklungen und durch erfolgreiches Handeln die Position 4 erreicht.
Was muss das Team nun tun, um die nächste Stufe zu erreichen?
Was braucht das Team? Welche Fähigkeiten muss es entwickeln, welche Ressourcen aktivieren, welche Bedingungen schaffen und welche Zwischenziele erreichen, um sagen zu können, dass es nun die Stufe 5 auf dem Weg zum Erreichen des Wunders auf Stufe 10 erreicht hat?
Sammeln Sie nun die einzelnen Indikatoren und Zielelemente Schritt für Schritt, Stufe für Stufe. Von 4 auf 5, von 5 auf 6 usw. bis 10.
Durch dieses Vorgehen bekommt das Team einen Einblick in die Struktur des Lösungsweges, welcher Schritt auf welchen folgt und worauf bei der Lösung als Meilenstein zu achten ist. Hierbei müssen die einzelnen Stufen der Leiter nicht unbedingt 100% chronologisch sein, da es sein kann, dass ein schnell einzuführendes Element schon ein großer Teil der Lösung ist und somit erst bei den höheren Stufen auftaucht, auch wenn es frühzeitig umzusetzen ist. Oft haben die einzelnen Elemente aber zumindest eine grobe zeitliche Folge.

• Stufe 5
  • Zusatzinformationen sind konzeptioniert
  • Navigationsstruktur erneuert
  • Navigationselemente überarbeitet
  • Zusammenarbeit mit dem HRZ aufgebaut
  • Fachschaft als Multiplikatoren eingebunden
  • Dekan als Motivator und Multiplikator gewonnen
• Stufe 6
  • Zuständigkeiten im Fachbereich geklärt
  • Schulungen / Qualifikationen der einzelnen Bereiche im FB ist organisiert und
  • wird angegangen
  • Inhalte sind umstrukturiert
  • weitere Ressourcen sind gesichert
• Stufe 7
  • Bestehende Inhalte werden verbessert
  • Die Einführung weiterer Addons ist organisiert
  • (Glossar, FAQ, Wiki, Termine / Aktuelles, Linkchecker)
  • Fachgebiete sind operativ eingebunden
• Stufe 8
  • Layout und Design sind einheitlich umgesetzt
  • Addons werden aktiv genutzt
  • Akzeptanz des Dekanats ist gesichert
  • Feedback durch Studierende und Schüler
• Stufe 9
  • Informationskampagne läuft
  • beständige Qualitätsverbesserung ist etabliert
  • Benchmarking der Fachbereichskommunikation findet statt
  • englische Version existiert
• Stufe 10
  • Beständiges, lebendiges Neuerfinden des Fachbereiches
  • Der Fachbereich ist ein Vorreiter in der Universität und darüber hinaus
  • Beim Sommerfest wird der neue Internetauftritt des Fachbereiches vorgestellt und gefeiert

Der letzte Schritt des Prozesses, den Sie in der nächsten Folge kennenlernen, ist optional, dient der weiteren Verfeinerung der Projektstruktur und ihrer Elemente.

Bitte teilen Sie mir Ihr Feedback mit und lassen Sie mich wissen, welche Erfahrungen oder Fragen Sie zu dem Prozess haben.

mit freundlichen Grüßen

Sascha Pogacar