Effektive Projektstrukturierung leicht gemacht.

Einleitung

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das nach einer bestimmten Zeit ein bestimmtes Ergebnis hervorbringen soll. Leider beginnt meist ein Projekt weder mit einer ausgearbeiteten Struktur oder einem Lösungskonzept, geschweige denn mit einem schlüssigen Ziel oder einem Plan, dieses auch zu erreichen. Der Alltag sind eher konkrete Probleme und Unwissen, wie diesen beizukommen sind.
Wie kommt man also möglichst schnell und sicher zu einem Projekt oder einer Lösung? Dieser Bereich des Anforderungsmanagement, der sich normalerweise im Vorfeld eines Projektes abspielt und die Grundlage eines Projektes darstellt, wird in der Projektmanagementliteratur allerdings eher stiefmütterlich behandelt.
Der hier dargestellte Ansatz nimmt Anleihen bei der lösungsorientierten Kurzzeittherapie und bietet einen Weg innerhalb eines Workshops ein Projekt schnell und transparent zu skizzieren.

Die Beispiele entstammen einem Projekt, das in Zusammenarbeit mit einem universitären Fachbereich durchgeführt wurde.

Die fünf einzelnen Schritte werden hier in 3 Folgen veröffentlicht.

1. Schritt: Die Probleme kennenlernen.

Wenn man auch sonst nichts weiß, man weiß etwas über das Problem oder kann schnell etwas darüber herausfinden, hat Theorien zu seiner Entstehung, Gründe für seine Existenz, Schuldzuweisungen oder vieles mehr. Zunächst ergründet man das Problemfeld und versucht alles in Erfahrung zu bringen, was es zu dem Problem zu sagen oder zu wissen gibt.
Eine gute Frage zu diesem Punkt ist: „Was muss ich (oder jemand anderes, der das Problem nicht kennt) wissen, um es zu verstehen?“
Diese Frage stellt man sich in der Gruppe so lange, bis es nichts Wichtiges mehr zum Problem zu sagen oder zu wissen gibt. Diese Einzelelemente des Problems können später Kriterien der Lösung werden, dazu müssen sie allerdings oft erst positiv und aktiv umformuliert werden.
Zum Beispiel: „Die Navigationsstruktur unserer Website ist unübersichtlich“ wird zu „Wir müssen die Navigationsstruktur unserer Website so umgestalten, dass diese für unsere Nutzer intuitiv erfassbar ist“.
Zunächst sammelt man aber alle Elemente des Problems und hält sie schriftlich fest. Gibt es nichts weiter zu wissen, gilt das Problem als erledigt und wird in Zukunft nicht weiter thematisiert, bis man später gegebenenfalls die Einzelelemente nutzt, um die Lösung weiter zu konkretisieren.

2. Schritt: Den Lösungszustand kennenlernen.

Nachdem man sich ausgiebig den Problemen gewidmet hat, darf man sich dem Entwickeln der Lösung zuwenden. Ein Schritt gut und schnell in den Prozess der Lösungsfindung einzusteigen ist, zuerst kennenzulernen, wie der Lösungszustand aussehen kann, in dem das Problem vollkommen gelöst ist.

Die Technik, die man hier benutzt, um alle Teilnehmer dabei zu unterstützen, sich in den Lösungszustand zu versetzen ist die Wunderfrage, die in ihrer Form zwar ungewöhnlich ist, aber sehr gute und positive Ergebnisse liefert. Man sollte sie langsam stellen und allen Beteiligten genug Zeit geben, sich auf sie einzulassen:

„Stellen Sie sich vor, Sie gehen nach Hause und legen sich wie immer zu Bett. Und während Sie heute Nacht schlafen und es ganz ruhig ist, geschieht ein Wunder. Das Wunder besteht darin, dass das Problem, das uns hierher geführt hat, gelöst ist. Allerdings wissen Sie nicht, dass das Wunder geschehen ist, weil Sie ja schlafen. Wenn Sie also morgen früh aufwachen, was wird dann anders sein, was wir Ihnen zeigen, dass ein Wunder geschehen ist und das Problem, das wir hier behandeln, gelöst ist?“

Die Elemente, die jetzt bei sich selbst, im Unternehmen, der Familie, bei Kollegen, Freunden oder Mitbewerbern auffallen, sind Teile des Lösungsfeldes. Diese Suche im Lösungsfeld zeigt den Beteiligten den Gewinn und Nutzen, den sie mit der Lösung des Problems erreichen, die Gründe für ein erfolgreiches Projekt und letztlich auch die Motivation, dieses erfolgreich zu betreiben und zu beenden.
Für viele Menschen sind die Antworten auf die Wunderfrage eine große Erleichterung und eine unerwartete Abwechslung nach der für sie oft emotional unbefriedigenden Beschäftigung mit dem Problem.

Hier einige Beispiele aus dem Relaunch-Projekt eines Internetauftrittes:

• Feedback (positiv und negativ), Anerkennung von Vorgesetzten und Kollegen
• Gehaltserhöhung
• positive Nutzerstatistik
• Entlastung durch einen Rückgang der telefonischen und direkten Nachfragen
• viele Downloads
• ressourcenschonendes Arbeiten / Entlastung
• Freude und Stolz über die Website und das Geschaffte
• mehr Projekte werden genehmigt, weil man als Projektteam überzeugt hat
• andere Abteilungen / Unternehmensteile übernehmen die Entwicklungen und Veränderungen der Abteilung

Später, bei der Konkretisierung der gefundenen Ergebnisse, sollte man sich bei jedem Indikator fragen, wie er zu messen ist, woran man feststellen kann, wie gut man ihn erreicht hat und wann. Das geschieht aber erst später bei der Vervollständigung der Indikatoren.

In der nächsten Folge erfahren Sie, wie Sie die Stärken und Ressourcen des Teams aktivieren und kennenlernen und das Projekt in Form von konkreten Meilensteinen skizzieren.

Bei Fragen oder Anregungen wenden Sie sich bitte an Sascha Pogacar