Effektive Projektstrukturierung leicht gemacht.
In den letzten beiden Folgen und 4 Schritten des Prozesses zur effektiven Projektstrukturierung haben Sie die wichtigsten Elemente des Prozesses kennengelernt. Sie haben bisher die Probleme, die die Auslöser des Projektes sind, gesammelt. Sie haben über die Wunderfrage das Lösungsfeld und die wichtigsten Ziele kennengelernt. Sie kennen die Stärken und Ressourcen des Teams und sie haben das Projekt über die Skala in eine Struktur gebracht.
In dieser Folge und dem 5. und letzten Schritt dieses Prozesses geht es um die Verfeinerung des bisher Erarbeiteten.
Dieser Schritt sollte auf jeden Fall erst nach einer Pause oder an einem späteren Termin gemacht werden, da mit den vergangenen Schritten schon viel Arbeit geleistet wurde und das Team wahrscheinlich erschöpft ist.
5. Schritt: Verfeinerung der Elemente und Finalisierung des Projektplanes.
In den letzten Schritten hat das Projektteam viele Problem- und Lösungselemente, Aufgaben und Meilensteine gesammelt, die es braucht, um an das Ziel zu kommen. Jetzt geht es darum die einzelnen Elemente positiv, aktiv und konkret zu formulieren, die nächsten Aktivitäten und Verantwortliche festzuhalten.
Nehmen Sie also jede einzelne Karte oder jedes einzelne aufgelistete Element zur Hand und stellen Sie sich die Frage, ob es als Ziel „smart“ formuliert ist und wer für das Erreichen des Zieles verantwortlich ist.
Smart bedeutet dabei:
- S – spezifisch-konkret (präzise und eindeutig formuliert)
- Kann ich aus diesem Element/Ziel klare und eindeutige Aktionen ableiten?
- M – messbar (quantitativ oder qualitativ)
- Wie messe ich den Erfolg meiner Maßnahmen?
- Woran erkenne ich, dass ich das Ziel erreicht habe?
- Fügen Sie mindestens eine Kennzahl hinzu.
- A – attraktiv (positiv formuliert, motivierend)
- Ist das Ziel positiv, motivierend und aktivierend formuliert? Formulieren Sie es entsprechend um.
- R – realistisch (das Ziel muss für mich erreichbar sein)
- Kann ich das Ziel so erreichen?
- Was brauche ich noch dazu, um es erreichen zu können?
- Fügen Sie ggf. noch weitere Elemente / Aktionen hinzu, damit das Erreichen des Ziels realistisch wird.
- T – terminiert (bis wann…? ab wann…?)
- Bis wann haben Sie das Ziel erreicht? Wenn Sie das noch nicht sagen können, notieren Sie den Termin, wann Sie sich diese Frage erneut stellen.
- Gegebenenfalls können Sie auch einen Termin hinzufügen, ab wann Sie sich mit dem Erreichten dieses Schrittes beschäftigen.
Nehmen Sie eine große Pinnwand oder eine lange Bahn Papier und stellen Sie sich vor, am linken Rand beginnt das Projekt und geht zeitlich nach rechts in die Zukunft. Wählen sie realistische Zeitabschnitte, die abhängig davon sind, wie viele Aufgaben Sie parallel erfüllen können und wie aufwändig die einzelnen Aufgaben sind. Diese Abschnitte sollten Wochen oder Monate sein und groß genug gewählt sein, um alle Karten unterbringen zu können. Nun befestigen Sie die einzelnen Elementkarten an der Stelle des Zeitstrahls, wenn die Aufgabe erfüllt ist. Zur besseren Übersicht können Sie eine Aufgabe auch in Start- und Endtermin auf verschiedene Karten (mit unterschiedlichen Farben) aufteilen und anbringen.
So erhalten Sie eine komplette Übersicht aller Maßnahmen und wie diese ggf. zueinander in Beziehung stehen.
Schluß
Am Ende jedes Workshopblockes sollten die einzelnen Mitglieder von dem Projekt- oder Workshopleiter für Ihre Mitarbeit, konstruktiven Vorschläge, kollegiale Aktivität oder andere Leistungen möglichst individuell und das Team als Gruppe gewürdigt werden ebenso kann sich eine Feedbackrunde anschließen. Im Anschluß daran sollten Aufgaben für den nächsten Schritt im Projekt verteilt und Termine für ihre Erledigung festgelegt werden.
Alle bisherigen Erfahrungen mit unterschiedlichen Projektgruppen haben zu sehr lebhaften und guten Planungsworkshops und Projektplänen geführt, die gut umzusetzen waren und zur anhaltenden Motivation im Projekt geführt haben.
Ich hoffe diese kleine Serie und der dargestellte Prozess hat Ihnen gefallen und Sie haben ihn erfolgreich eingesetzt. Wenn Sie Erfahrungen mit dem Prozess gesammelt oder Fragen haben, lassen Sie es mich bitte wissen.
Ich freue mich über jedes Feedback.
Mit freundlichen Grüßen und viel Erfolg in Ihrem Projekt wünscht Ihnen